Godzina 01:07 w nocy. Najwyższa pora iść spać, bo za 7 godzin obudzi mnie moja Córeczka, a ja zamiast przebrać się w piżamę, zastanawiam się: “A może by tak wydłużyć dobę?” Dam sobie rękę uciąć, że nie jeden raz potrzebowałaś dodatkowych godzin, żeby zrealizować to, co sobie zaplanowałaś. I choć nie ma żadnego magicznego zaklęcia, które pomoże Ci ten czas odzyskać, to są za to skuteczne sposoby na wygospodarowanie dodatkowych godzin w ciągu dnia. 🙂
Jeśli myślisz, że kontynuowałam pisanie tego artykułu o pierwszej w nocy, to mogę Cię uspokoić, że posłusznie zamknęłam laptopa i poszłam spać. Wiele osób rezygnuje z kilku godzin snu by zyskać więcej czasu, ale nie tędy droga. Zamiast rezygnować ze snu, który znacząco wpływa na Twoją produktywność w ciągu dnia, wypróbuj poniższe sposoby na zyskanie ekstra godzin w Twoim napiętym grafiku.
1. Planowanie i priorytety
Mój ulubiony sposób na zaoszczędzenie czasu. Rozpocznij od przeanalizowania jak wygląda Twój dzień i przyglądnij się wszystkim czynnościom, które wykonujesz. Dlaczego to takie istotne? Może się bowiem okazać, że wykonujesz zadania, które można spokojnie zrobić innego dnia, bo nie są ani ważne, ani pilne. Możesz też odkryć, że więcej czasu poświęcasz na czynności nieproduktywne, a mówiąc dosadniej: marnujesz czas. Sama mam czasem takie dni, że czas przecieka mi przez palce, ale staram się jak najszybciej wrócić na dobrą drogę. To, co bardzo w tym pomaga, to planowania dnia dzień wcześniej i wyznaczanie priorytetów (pisałam o tym dużo TUTAJ). Nie zapominaj również o planowaniu rodzinnym i podziale obowiązków – przecież nie wszystko musi być na Twojej głowie, prawda?
To może Cię zainteresować:
→ Jak zaplanować cele na Nowy Rok?
2. Praca w blokach tematycznych
Bardzo dobrym sposobem, na zwiększenie efektywności, a tym samym zwiększenie ilości wolnego czasu, jest praca w blokach tematycznych, czyli pogrupowanie podobnych zadań razem, które można wykonać za jednym podejściem. Dzięki temu pracujesz w skupieniu, nie tracisz czasu na wdrażanie się w nowy typ zadania, które np. wymaga innych narzędzi, akcesoriów, dokumentów, plików, otoczenia. Potrzebujesz przykładów? Ależ proszę:
- Zadania adminowe – np. odpisywanie na maile, telefony, papierkowa robota
- Zakupy – zaplanuj sobie pół dnia na obskoczenie kilku sklepów, do których i tak planowałaś się wybrać
- Porządki w domu – przeznacz jeden konkretny dzień na generalne porządki, u większości osób jest to zwykle sobota
- Praca twórcza – pisanie artykułów, książek, malowanie, komponowanie muzyki, fotografia
- Spotkania – planując spotkania biznesowe, ustaw je sobie na ten sam dzień, tak by były w miarę jedno po drugim (w zależności od tego, ile czasu potrzebujesz na przerwę) i najlepiej w podobnej lokalizacji, żeby nie tracić czasu na zmianę miejsca
- Gotowanie na kilka dni, a nawet i tydzień i mrożenie/pasteryzowanie posiłków
3. Delegowanie
Mam nadzieję, że wiesz, że wcale nie musisz być Zosią-Samosią i wykonywać wszystkie zadania samodzielnie? Często tłumaczymy się: “no bo przecież ja to zrobię najlepiej”, ale to tylko kiepska wymówka, którą sami sobie wmawiamy. Czasami lepiej zlecić pracę osobie, która jest ekspertem w konkretnym temacie i wykona ją dla Ciebie porządnie, tym samym odciążając Cię, bo np. nie lubisz tego robić. Zamiast męczyć się, głowić i tracić cenny czas, warto oddelegować zadanie profesjonalistom, a zaoszczędzony czas wykorzystać w inny produktywny sposób.
Nie lubisz sprzątać? Zatrudnij pomoc do sprzątania, np. raz w tygodniu na kilka godzin. Prowadzisz własną firmę i stale brakuje ci czasu? Zatrudnij asystentkę, która ogarnie za Ciebie m.in zadania adminowe i inne formalności. Bardzo popularne są teraz Wirtualne Asystentki, które wykonują dla Ciebie pracę, pracując zdalnie. Oczywiście takie udogodnienie musi to nam się opłacać finansowo, więc trzeba to sobie przekalkulować (Ile zarabiam za godzinę mojej pracy? Ile będę płacić za godzinę pracy dla mnie?). W moim przypadku i mojego biznesu, na pewno będzie to księgowość, którą zlecę ekspertowi od samego początku, bo kompletnie się na tym nie znam. Jak to mówią, “czas to pieniądz, a w przypadku zlecania zadań odpłatnie to wyrażenie nabiera jeszcze większego znaczenia.
4. Odpuszczanie i asertywność
Temat rzeka i zagadnienie z którym sama miałam największy problem. Nigdy nie byłam osobą asertywną, a po 30 latach zaczęło mnie to strasznie męczyć, więc w końcu zaczęłam nad tym pracować i już zauważam mnóstwo korzyści (pisałam o tym TUTAJ) Mogłabym się w tym miejscu nieźle rozpisać, ale przecież chcesz się dowiedzieć, jak mieć więcej czasu, więc do brzegu! Co możesz zrobić? Zacznij mówić “NIE” i nie bierz na siebie wszystkiego, o co Cię poproszą. Na pewno nie raz zgadzałaś się na coś, by nie urazić drugiej osoby odmową, a w środku w Tobie aż się kotłowało, bo to tylko oznaczało, że znowu się w coś wkopałaś. Chyba każdy z nas zna takie osoby, które co chwile zawracają nam głowę “drobnymi przysługami”, na które automatycznie się zgadzamy “bo tak wypada”.
Nie możesz brać odpowiedzialności za to, jak druga osoba przyjmie odmowę, ale możesz zadbać o swoje szczęście i wykorzystać Twoje osobiste prawo do mówienia “NIE”. Prosić zawsze można, ale zgadzać się nie trzeba!
Sami również jesteśmy dla siebie zagrożeniem, stawiając sobie wysoko poprzeczkę i tworząc nierealne listy zadań, np. za mało czasu na ich wykonanie lub za dużo projektów na raz. To, co możesz w takim przypadku zrobić, to odpuszczać i skracać listę, uwzględniając kontekst i Twoje moce przerobowe. Na dłuższą metę pomoże Ci to skupić się na priorytetach i szybciej osiągnąć pożądany efekt.
5. Multitasking
Wielu ludzi uważa, że multitasking to powód do dumy, bo oznacza, że umiemy ogarniać wiele spraw na raz. W rzeczywistości, wielozadaniowość nie jest dobra, bo obniża naszą wydajność, ponieważ nasz mózg potrafi skupić się tylko na jednej rzeczy na raz. Kiedy starasz się wykonać dwie czynności jednocześnie, Twój mózg nie ogarnia i żadne z tych zadań nie zostanie porządnie wykonane. W efekcie, multitasking Cię spowalnia, a Ty tracisz cenny czas.
Dlaczego więc uwzględniam to w sposobach na zyskanie czasu? Z jednej strony, możesz od dziś zacząć się kontrolować i unikać wielozadaniowości. Z drugiej strony, chcę Cię zachęcić do multitaskingu, ale tylko i wyłącznie w przypadku, gdy jedna z czynności jest zautomatyzowana lub jest to sytuacja od nas niezależna! Co mam na myśli? Przede wszystkim rutynowe zajęcia, które można wykonywać podczas innych czynności. Podam Ci kilka przykładów z mojego podwórka:
- Gdy gotuję obiad [czynność zautomatyzowana], słucham filmików z YouTube, np. wywiady, Ted Talk itp.
- Sprzątając mieszkanie [czynność zautomatyzowana], słucham audiobooka lub podcastów (jeśli nie muszę robić z nich notatek)
- Stojąc w kolejce [sytuacja niezależne od nas], odpisuję na maile i czyszczę skrzynkę mailową
- W samolocie [sytuacja niezależne od nas] robię porządki na telefonie i usuwam niepotrzebne zdjęcia i filmiki
6. Deadline i limity czasowe
Jeśli spędzasz wiele godzin, dni lub tygodni nad projektem, który możnaby ukończyć w zdecydowanie krótszym czasie, to znak, że nie masz wyznaczonego terminu jego ukończenia, czyli deadlinu. Zwykle jest tak, że im mamy więcej czasu, tym dłużej wykonujemy określone zadanie i dotyczy to praktycznie każdego rodzaju czynności – pisania, nauki, sprzątania, pracy… Bardzo często wpływ na to mają 2 szkodliwe mechanizmy – prokrastynacja i perfekcjonizm. Być może w Twoją codzienność wkradła się prokrastynacja i stale odkładasz zadanie na później, zamiast uporać się z nim jak najszybciej. Sama dobrze wiesz, ile wymówek znajdujesz, byle tylko nie wziąć się do roboty. Sytuację pogorszyć może również perfekcjonizm – zadania wydłużają się, bo zależy nam na jak najlepszych efekcie końcowym. Z perfekcjonizmem walczę już od kilku lat i doskonale rozumiem, jak bardzo potrafi zaszkodzić, zamiast pomóc.
Jeśli masz problem z pilnowaniem czasu, pomocne mogą okazać się różne aplikacje na telefon, strony www (np. http://e.ggtimer.com/) czy wtyczki na przeglądarkę internetową (o nich wspominam poniżej).
Na koniec jeszcze moja ekstra rada: jeśli chcesz coś przesłuchać lub obejrzeć w krótszym czasie, ustaw sobie przyśpieszenie np. x1.5 – możesz nawet nie zauważyć różnicy, a w skali tygodnia, czy miesiąca pozwoli Ci to zaoszczędzić naprawdę sporo czasu!
7. Rozpraszacze
Skłamałabym, mówiąc, że nic mnie nie rozpraszało podczas pisania tego artykułu. I jeśli jakimś cudem jeszcze nie wiesz, to powiem to głośno: jaki to jest ogromny złodziej czasu! Rozpraszacze robią wszystko, żeby przegonić Twoją motywację i samodyscyplinę, przekierowując Twoją uwagę z produktywnych zadań w stronę nieproduktywnych czynności. Najgorszy z nich, który pochłania nas bez reszty, to świat online. Mówisz sobie: “Sprawdzę tylko szybko maile”, a po godzinie zastanawiasz się, jakim cudem oglądasz teraz zdjęcia kotów na Instagramie”. Tak, właśnie straciłaś sporo cennego czasu. Dobra wiadomość jest taka, że możesz łatwo się przed tym ustrzec, eliminując rozpraszacze – w tym przypadku, przechodząc w tryb offline. Jeśli Twoja praca tego nie wymaga, nie korzystaj z internetu, by nie kusiło Cię zaglądanie do social media. Na telefonie wyłącz powiadomienia, a najlepiej przejdź w tryb samolotowy, by nic i nikt nie zawracał Ci głowy!
W tym miejscu mogę Ci polecić 5 wtyczek do przeglądarki Chrome, które pomogą Ci rozprawić się z rozpraszaczami:
- StayFocusd – wybierasz strony, które chcesz zablokować na określony odcinek czasu, np. facebook na 2 godziny, czy YouTube na 10 godzin.
- Kill News Feed – tymczasowo usuwa (tj. blokuje) newsfeed na Facebooku, pozostawiając resztę funkcji, np. wysyłanie wiadomości.
- Webtime Tracker, RescueTime, Toggl Button, czy Boosted – mierzą czas, jaki spędzasz na poszczególnych stronach, dzięki czemu możesz prześledzić swoje zachowanie i nawyki, by móc wyciągnąć wnioski i wprowadzić zmiany.
Oczywiście poza światem online, rozpraszaczami mogą być również inne czynności, które warto wyeliminować, np. przekładanie co chwilę rzeczy na biurku, sprzątanie mieszkania (większość studentów ma czyste pokoje podczas nauki do egzaminów ;)), częste wycieczki do kuchni, by zrobić sobie 5-tą kawę/herbatę i coś do jedzenia. Najlepiej, jeśli wyrobisz sobie nawyk pilnowania porządku, sprzątania po sobie i odkładania rzeczy na miejsce, od razu, gdy skończysz ich używać. A zanim zabierzesz się za pracę, upewnij się, że Twój brzuch nie zacznie niespodziewanie burczeć.
8. Wykorzystuj przerwy
Zanim zostałam Mamą, nie doceniałam tego, jak wiele można zrobić, wykorzystując wszystkie możliwe przerwy w ciągu dnia. Miałam świadomość, a zarazem luksus w postaci czasu wolnego, który mogłam sobie bezkarnie wydłużać. Aktualnie mój plan dnia w dużej mierze podyktowany jest moją Córeczką i to ja muszę dostosować się do niej, a nie ona do mnie. A ponieważ codziennie czekają na mnie przeróżne zadania do zrealizowania, musiałam nauczyć się wykorzystywać chwilę, w których nie jestem Agatce potrzebna. Najwięcej udaje mi się zrobić gdy śpi – wieczorem, gdy idzie spać, ja mam czas dla siebie i swoje przyjemności (to głównie o tej porze piszę bloga) oraz czas z mężem. Jest też jedna drzemka w ciągu dnia – gdy zasypia w domu, ogarniam obowiązki domowe, a gdy na spacerze, słucham podcastów. W ciągu dnia pojawiają się też krótsze przerwy, które aż się proszą, żeby z nich skorzystać. Oczywiście nie dajmy się zwariować, wiadomo, że potrzebujemy przerw na regenerację (szczególnie, gdy tak jak ja opiekujesz się małym dzieckiem), ale to wcale nie oznacza, że musi to być nicnierobienie.
- Czekasz, aż ugotuje się makaron? Nastaw pranie lub umyj naczynia
- 10 minut wolnych w pracy? Zrób sobie kawę i zadzwoń do Mamy, spytać jak się czuje
- Czekasz na autobus po pracy/szkole? To jest właśnie dobry moment, kiedy możesz pozwolić sobie na wspomniane wcześniej rozpraszacze, takie jak scrollowanie Instagrama, czy Facebooka. 😉
- Wolne 5 minut? Zrób listę zakupów spożywczych na następny tydzień
To może Cię zainteresować:
→ 5 produktywnych nawyków, dzięki którym odniesiesz sukces
Stosujecie już może któreś z wyżej omówionych sposobów? A może macie jakieś inne sprawdzone metody na zaoszczędzenie lub zyskanie czasu? Koniecznie dajcie znać! 🙂
Ściskam cieplutko,
Gosia